Pengendalian umum dan aplikasi

Soal !

1.      Pengertian dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi !

2.      Mencari bentuk pengendalian suatu perusahaan beserta sumber berita, pengendalian tersebut mengurangi eksposur yang apa?

3.      Apakah cuti, mutasi dapat dikategorikan dalam pengendalian?

Jawaban !

1.      Pengertian dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi !

A.     PEMAHAMAN PENGENDALIAN UMUM

Pengendalian umum pada perusahaan biasanya dilakukan terhadap aspek fisikal maupun logikal. Aspek fisikal, terhadap aset-aset fisik perusahaan, sedangkan aspek logikal biasanya terhadap sistem informasi di level manajemen (misal: sistem operasi). Pengendalian umum sendiri digolongkan menjadi beberapa, diantaranya adalah:

     1). Pengendalian organisasi dan otorisasi.

Yang dimaksud dengan organisasi disini adalah secara umum terdapat pemisahan tugas dan jabatan antara pengguna sistem (operasi) dan administrator sistem (operasi). Disini juga dapat dilihat bahwa pengguna hanya dapat mengakses sistem apabila memang telah diotorisasi oleh administrator.

    2). Pengendalian operasi.

Operasi sistem informasi dalam perusahaan juga perlu pengendalian untuk memastikan sistem informasi tersebut dapat beroperasi dengan baik selayaknya sesuai yang diharapkan.

3)    Pengendalian perubahan.

Perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap sistem informasi juga harus dikendalikan. Termasuk pengendalian versi dari sistem informasi tersebut, catatan perubahan versi,serta manajemen perubahan atas diimplementasikannya sebuah sistem informasi.

4)    Pengendalian akses fisikal dan logikal.

Pengendalian akses fisikal berkaitan dengan akses secara fisik terhadap fasilitas-fasilitas sistem informasi suatu perusahaan, sedangkan akses logikal berkaitan dengan pengelolaan akses terhadap sistem operasi sistem tersebut (misal: windows).

 

B.     PENGENDALIAN APLIKASI

Pengendalian aplikasi (application controls) adalah sistem pengendalian intern komputer yang berkaitan dengan pekerjaan atau kegiatan tertentu yang telah ditentukan (setiap aplikasi berbeda karateristik dan kebutuhan pengendaliannya). Misalnya komputerisasi kepegawaian tentu berbeda resiko dan kebutuhan pengendaliannya dengan sistem komputerisasi penjualan, apalagi bila sistem penjualan tersebut didesain web-based atau E-Commerce.’

Pengendalian Aplikasi Terdiri Dari :

1).   Pengendalian masukan atau input controls.

2).   Pengendalian proses pengolahan data atau process controls.

3).   Pengendalian keluaran atau output controls.

1)      Pengendalian Atas Masukkan (Input)

Mengapa diperlukan pengendalian input ? Karena input merupakan salah satu tahap dalam sistem komputerisasi yang paling krusial dan mengandung resiko.

Resiko yang dihadapi misalnya ialah:

·         Data transaksi yang ditulis oleh pelaku transaksi salah.

·         Kesalahan pengisian dengan kesengajaan disalahkan.

·         Penulisan tidak jelas sehingga dibaca salah oleh orang lain (misalnya  petugas yang harus meng-entry data tersebut ke komputer), khususnya bila yang diolah bukan dokumen aslinya, melainkan tembusan.

Batch Sistem

Cara pemrosesan data input antara lain dengan sistem batch processing, data diolah dalam satuan kelompok (bundel) dokumen, dan delayed processing system (pengolahan bersifat tertunda, yaitu updating data di  komputer tidak sama dengan terjadinya transaksi).

Pengendalian input dalam sistem batch dilakukan pada tahap:

—  Data Capturing

—  Batch Data Preparation

—  Batch Data Entry

—  Validation

On-line Real time Entry

Pengendalian input sistem on-line real time dilakukan pada tahap :

• Entry Data & Validation
• Pada batch processing system lazimnya entri data dilakukan petugas data entry (petugas teknis unit komputer), sedangkan dalam sistem on-line real-time lazimnya entri data oleh pemakai langsung (misalnya para pelanggan atau nasabah bank) maupun para petugas operasional (sudah tidak dikatagorikan sebagai pegawai komputer lagi, misalnya: nasabah yang mengambil uang di ATM, petugas front office hotel, bank teller.
• Dalam sistem komputerisasi, khususnya yang menggunakan sistem on-line real-time, paperless, maka masalah jejak pemeriksaan (audit trail) menjadi makin penting. Oleh karena itu masalah audit trail antara lain dalam bentuk existence controls harus betul-betul diperhatikan.

Pengendalian Bersifat Prevention

Contoh pengendalian yang bersifat preventif misalnya ialah siapkan manual (buku pedoman kerja/prosedur tertulis) untuk cara-cara memasukkan data ke file komputer. Cara lain ialah perlunya pelatihan bagi para pengguna atau operatornya. Letak/ lingkungan/ bentuk layar perekaman yang baik juga merupakan faktor-faktor yang menentukan kenyaman perekaman data. Makin nyaman diharapkan tingkat kesalahan yang disebabkan oleh kejenuhan dan kelelahan akan makin kecil. Pengendalian lain mialnya ialah pembatasan access secara fisik (contoh ruang ATM), adanya aturan otorisasi (contohnya adanya PIN), identifikasi terminal dan operatornya (password tertentu), proteksi dari fragmentasi.

 Pengendalian Bersifat Detection

Contoh pengendalian intern yang bersifat detection objective misalnya ialah validasi kesesuaian kode/ identitas./ PIN/ Account-ID antara yang dientri dengan yang ada di file komputer, validasi atas field tertentu.

Pengendalian Bersifat Correction

Dalam pengendalian intern yang bersifat correction objective perlu disusun prosedur pembetulan data apabila ternyata terdapat data salah yang lolos ke sistem. Lazimnya terdapat dua prosedur yang berkaitan dengan hal ini, yaitu:

• Bila kesalahan adalah Keying Error, cara pelaksanaan pembetulan ialah dengan merekam ulang (pembetulan data).
• Bila Source Error, artinya kesalahan bukan di pihak sistem pengolahan data, melainkan dari sumbernya. Cara pembetulannya apabila terjadi kesalahan semacam itu maka harus diklarifikasi kepada asal datanya.

2)      Pengendalian Atas Pengolahan (Processing )

Pengendalian proses (processing controls) ialah pengendalian intern untuk mendeteksi jangan sampai data (khususnya data yang sesungguhnya sudah valid) menjadi error karena adanya kesalahan proses.

Kemungkinan yang paling besar untuk menimbulkan terjadinya error adalah kesalahan logika program, salah rumus, salah urutan program, ketidakterpaduan antar  subsistem atupun kesalahan teknis lainnya.

3)      Pengendalian Atas Keluaran (Output )

Pengendalian keluaran (output controls) ialah pengendalian intern untuk mendeteksi jangan sampai informasi yang disajikan tidak akurat, tidak lengkap, tidak mutakhir datanya, atau didistribusikan kepada orang- orang yang tidak berhak. Kemungkinan resiko yang dihadapi yang terkait dengan keluaran ialah seperti telah disebutkan di atas: laporan tidak akurat, tidak lengkap, terlambat atau data tidak uptodate, banyak item data yang tidak relevan, bias, dibaca oleh pihak yang tidak berhak. Dalam sistem yang sudah lebih terbuka (menggunakan jaringan komuni-kasi publik) potensi akses oleh hacker, cracker atau orang yang tidak berwenang lainnya menjadi makin tinggi.

2.      Mencari bentuk pengendalian suatu perusahaan beserta sumber berita, pengendalian tersebut mengurangi eksposur yang apa?

Pemisahan tanggung jawab.

Pemrosesan data di BPR syariah Malang dilaksanakan oleh satu petugas tertentu yang di dalam tugasnya sehari-hari tidak memegang tanggung jawab otorisasi apapun dan juga tidak melaksanakan tugas penanganan fisik.  Petugas pemrosesan data mengoperasikan computer untuk pelaksanaan tanggungjawabnya, yaitu menjalankan  semua transaksi yang memenuhi syarat melalui sistem yang ada pada program komputer yang dimiliki BPR. Dalam menjalankan tugas ini operator mengikuti petunjuk sebagaimana yang didiskripsikan dalam petunjuk pelaksanaan program. Petugas ini tidak memiliki kemampuan membuat program sehingga tidak ada kemungkinan bagi dia untuk merobah program tersebut. Berdasar gambaran tentang aktivitasnya sehari-hari dapat dikatakan bahwa tidak ada kemungkinan usaha yang dia lakukan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan sehingga dapat mengubah-ubah program asli yang dimiliki BPR syariah.

Tanggung jawab sebagai tenaga pembukuan di BPR konvensional didelegasikan kepada seorang karyawan alumni sebuah perguruan tinggi di Surabaya yang tidak mengerti masalah pemrograman. Dia hanya menguasai masalah pengoperasian program . Selama ini tidak ada tanda-tanda bahwa dia mampu mengadakan perubahan terhadap program yang dimiliki BPR. Sementara ini dia sudah bekerja di BPR selama dua tahun. BPR tidak memiliki bagian khusus yang bertugas sebagai analis sistem, pemrograman, pustakawan, ataupun klerk.  Tanggung jawab atas hal tersebut dipegang langsung oleh direksi utama.

Dari uraian di atas menyatakan bahwa penanggung jawab aktivitas pembukuan pada BPR hanya memiliki tanggung jawab di bidangnya saja. Dengan demikian BPR telah melaksanakan pemisahan tanggung jawab dan melakukan pengendalian umum dengan baik. Dengan dilakukannya pemisahan tanggung jawab yang jelas tersebut maka BPR dapat mengurangi eksposur akan kehilangan aktiva. Sehingga kerugian yang dapat ditimbulkan dari intern dapat dicegah. Ataupun jika pada akhir periode dilakukan pengecekkan silang antar petugas jika didapati adanya ketidak cocokan antara satu petugas dengan petugas yang lain maka dapat mudah ditelusuri dan dapat mudah menemukan petugas mana yang melakukan kesalahan.

3.      Apakah cuti, mutasi dapat dikategorikan dalam pengendalian?

Ya, karena cuti, mutasi termasuk dalam prosedur pengendalian yang ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan & mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidak beresan & kesalahan, yangterdapat dalam elemen pengendalian intern. Dengan mutasi, cuti diharapkan dapat mengurangi kejenuhan dalam bekerja. Mutasi dikategorikan dalam pengendalian karena mutasi dipengaruhi jika terjadi perubahan status karyawan, golongan, tunjangan,pensiun dini, pemberhentian pegawai dan lain-lain.Mutasi juga dapat mencegah persekongkolan antar pegawai karena telah merasa dekat dalam bekerja.  

Namun Salah satu tindak lanjut yang dilakukan dari hasil penilaian prestasi karyawan adalah mutasi karyawan. Karena dengan penilaian prestasi karyawan akan diketahui kecakapan karyawan dalam menyelesaikan uraian pekerjaan (job description) yang dibebankan kepadanya. Mutasi ini harus didasarkan atas indeks prestasi yang dapat dicapai oleh karyawan bersangkutan.

Dengan adanya mutasi diharapkan dapat memberikan uraian pekerjaan, sifat pekerjaan, lingkungan pekerjaan, dan alat-alat kerja yang cocok bagi karyawan bersangkutan sehingga dapat bekerja secara efisien dan efektif pada jabatan itu, yang berdampak menguntungkan bagi perusahaan untuk menaikkan laba.

Yang terdapat dalam elemen pengendalian intern yang terdapat mutasi didalamnya

Elemen-elemen Pengendalian Intern

-         Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap lingkungan pengendalian adalah filosofi manajemen (manajemen tunggal dalam persekutuan atau manajemen bersama dalam perseroan) dan gaya operasi manajemen (manajemen yang progresif atau yang konservatif), struktur organisasi (terpusat atau ter desentralisasi) serta praktik kepersonaliaan. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain.

-         Penilaian Resiko (Risk Assesment)

Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya.

-         Prosedur Pengendalian (Control Procedure)

Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidakberesan dan kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut:

• Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.
• Pelimpahan tanggung jawab.
• Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.
• Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.

-         Pemantauan (Monitoring)

Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.

Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan.

-         Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen Winnebago pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.

Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.